Bil & Motor i Vetlanda AB: integritetspolicy.

Bil & Motor i Vetlanda AB (nedan ”Bil & Motor” eller ”vi”) värnar om din personliga integritet och genom denna integritetspolicy vill vi informera dig om hur vi hanterar dina personuppgifter. Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning och regler för dataskydd.

 

Vem är ansvarig för dina personuppgifter?

Bil & Motor i Vetlanda AB, org.nr 556174-8889 med besöksadress Lilla Nygatan 2, 574 33 Vetlanda och telefonnummer 0383-76 11 30 är personuppgiftsansvarig för hanteringen av dina uppgifter i enlighet med denna policy.

 

Vilka personuppgifter behandlar Bil & Motor?

De personuppgifter som vi behandlar är de uppgifter som du har lämnat till oss eller som vi har samlat in från dig eller en tredje part.

Personuppgifter som du har lämnat till oss: När du gör ett köp hos oss, hyr/lånar/provkör ett fordon, säljer ditt fordon till oss eller lämnar ditt fordon på vår verkstad kommer du att lämna viss information om dig till oss. Du kan även komma att lämna information till oss av andra anledningar, t.ex. när du varit i kontakt med oss via telefon, e-post, sociala medier eller om du besökt något event som vi deltagit i eller om du har besökt vår anläggning. Informationen du lämnar kan vara till exempel ditt namn, registreringsnumret på ditt fordon, dina kontaktuppgifter, kortnummer, annan ekonomisk information eller ditt personnummer eller frågor om produkter eller tjänster som du vill veta mer om eller information om ditt fordon som du uppgivit till oss.

Personuppgifter som vi har samlat in från dig eller en tredje part: När du lämnar in ditt fordon på vår verkstad för reparation eller service kommer vi samla in uppgifter om ditt fordon. Informationen är främst av teknisk karaktär såsom uppgifter om körsträcka, status på olika komponenter, användning av bilens funktioner och analys av bilens olika egenskaper. Vid verkstadsbesök kommer vi även spara uppgifter om verkstadsbesöket, genomförd felsökning och det arbete som utförts inklusive de produkter som reparerats, skiftats eller installerats. Vi samlar in information om fordonets olika identifikationsnummer och detta samlas även in när du köper eller leasar ett fordon från oss. Om kredit lämnas så förekommer det att vi gör kreditupplysningar. Om du besöker vår hemsida kan vi även komma att automatiskt samla in personuppgifter via hemsidan, till exempel information om din IP-adress.

Vi kan även komma att behandla uppgifter om dig som vi i marknadsföringssyfte, eller för att förbättra din kundupplevelse, har köpt eller fått tillgång till från offentliga register och databaser, t.ex. nationella fordonsregister eller olika kreditupplysningstjänster.

De personuppgifter som anges ovan kan vi komma att behandla om dig även i de fall någon annan lämnar in ditt fordon till oss för reparation eller service för din räkning. Om du lämnar in ett fordon som någon annan är registrerad ägare för eller som representerar ett företag behandlar vi ditt namn och dina kontaktuppgifter.

 

 

För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?

All insamling och behandling av personuppgifter sker i syfte att administrera och fullgöra våra åtaganden gentemot dig, förbättra våra erbjudanden och tjänster och kommunicera dessa till dig samt för att tillvarata våra rättigheter och uppfylla våra skyldigheter enligt lag eller avtal.

 

 

För att kunna fullgöra vårt avtal med dig eller för att vidta åtgärder på begäran av dig innan avtal ingås behandlar vi följande personuppgifter för följande ändamål:

 

  • Vi behandlar ditt namn och dina kontaktuppgifter, registreringsnummer, fordonsinformation, information om de produkter eller tjänster du köpt/hyrt/leasat/lånat eller önskat upplysning om samt betalningsinformation (t.ex. kortnummer eller faktureringsadress) i syfte att administrera vårt kundförhållande, inklusive din betalning. Vi behandlar även dessa uppgifter för att fullgöra våra skyldigheter som följer av de avtal som du har ingått med oss och för att förse dig med den information om de produkter och tjänster som du har begärt från oss. Information som finns lagrad i fordonets dator kan komma att behandlas för att utföra service och underhåll eller för att kunna göra felsökningar och konstatera och åtgärda fel på fordonet.
  • Vi behandlar uppgifter om ditt namn, ditt köp och dina kontaktuppgifter, uppgifter om ditt köp, registreringsnummer och eventuell fordonsinformation för att kunna hantera dina eventuella anspråk på ångerrätt, reklamation, krav eller garanti.
  • Vi behandlar uppgifter om ditt namn, personnummer och dina körkortsuppgifter samt uppgifter om din ekonomiska situation för att kunna fastställa din identitet när vi ingår avtal med dig, för behörighetskontroll av körkort och för att göra kreditprövningar. Behandlingen av ditt personnummer är klart motiverad med hänsyn till vikten av säker identifiering i samband med ingåendet av våra avtal och för att kunna lämna ut fordon i samband med provkörning.
  • När du har provkört/leasat/hyrt/lånat ett fordon av oss behandlar vi uppgifter om ditt namn, dina kontaktuppgifter, vilken tidsperiod och vilket fordon du har disponerat så vi ska kunna administrera eller vidarefakturera eventuella böter, avgifter eller skador och liknande som är kopplade till den tid du disponerat fordonet.

 

  • För att kunna utföra test av IT-systemen som används för att administrera din beställning av våra produkter eller tjänster, i syfte att säkerställa att dessa håller hög kvalité och säkerhetsnivå.

 

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning:

  • Vi behandlar uppgifter om dina köp, information om verkstadsbesök och dina kontaktuppgifter i syfte att utveckla vår affärsverksamhet och våra kunderbjudanden, felsökningar, support, tester samt för statistiska ändamål. Via vårt system för proaktiv servicebokning skickar vi ut en föreslagen servicetid till dig när det är tid för service enligt fordonets årsintervall, detta gäller under förutsättning att du lät vår verkstad serva bilen vid föregående servicetillfälle eller att du har köp bilen hos oss de senaste 12 månaderna. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är för att förbättra våra erbjudanden, tillse att våra system håller hög kvalité och säkerhetsnivå samt att underlätta ditt bilägande. Vår kontakt med dig kan ske via post, e-mail, sms eller telefon under förutsättning att du inte har invänt mot behandlingen.
  • Vi behandlar dina kontaktuppgifter för att kunna kommunicera med dig som kund eller potentiell kund genom att skicka direktmarknadsföring, nyhetsbrev, påminnelser om bokade verkstadsbesök och kundundersökningar via post, e-mail, sms, förutsatt att du inte invänt mot behandlingen. Vårt berättigade av att behandla dina personuppgifter är att vi vill kommunicera med dig som kund eller representant för ett företag för marknadsföringssyfte samt att säkerställa högsta möjliga kundnöjdhet och ge dig möjlighet att lämna feedback på vårt arbete.
  • Vi behandlar service- och reparationshistorik i syfte att använda uppgifterna för diagnos, uppgradering, reparation och service av ditt fordon. Teknisk information kan även användas för produkt- eller tjänsteutveckling. Informationen sparas även i syfte att kunna erbjuda en potentiell framtida ägare av ditt fordon tillgång till servicehistorik samt annan fordonsrelaterad information som kan vara relevant för denne att känna till, såsom när en viss reservdel byttes ut eller vilken service som är gjord på fordonet. Vårt berättigade av att behandla dina personuppgifter är att kunna visa upp att vi uppfyller krav från respektive fordonstillverkare, av säkerhetsskäl och för att kunna ge erbjuda våra kunder rätt verkstadstjänster.
  • Om du lämnar in ett fordon på vår verkstad för någon annans räkning eller i egenskap av representant för ett företag t.ex. som förare av en tjänstebil behandlar vi ditt namn och dina kontaktuppgifter samt fordonsuppgifter i den mån detta är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden mot vår kund. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är vi vill kunna kommunicera med dig som kontaktperson samt att vi kan behöva följa upp vem som lämnade in fordonet hos oss.
  • Om någon annan lämnar in ditt fordon hos oss behandlar vi ditt namn, kontaktuppgifter och fordonsinformation för att kunna utföra arbetet på i syfte att fullgöra vårt avtal om reparation eller service i förhållande till den som lämnat in ditt fordon. Information som finns lagrad i fordonets dator kan komma att behandlas för att utföra service och underhåll eller för att kunna göra felsökningar och konstatera och åtgärda fel på fordonet. Vårt berättigade av att behandla dina personuppgifter är för att kunna fullgöra vårt avtal i förhållande till kunden och genomföra aktuell service eller reparation på ditt fordon.

För följande ändamål behandlar vi följande personuppgifter om du har lämnat samtycke till det:

  • Om du har samtyckt till att få direktmarknadsföring, t.ex. nyhetsbrev, sms-påminnelser eller kataloger, från oss behandlar vi dina kontaktuppgifter för detta ändamål under en längre period.
  • Om du samtyckt till det eller om vi annars har rätt att göra så i enlighet med gällande lag och praxis kommer vi att analysera information om köphistorik, fordonsdata som vi har samlat in från ditt fordon i samband med ett verkstadsbesök eller information som vi annars har om ditt fordon såsom modell och tillverkningsår, t.ex. när du har köpt ett fordon från oss. Analysen av informationen sker i syfte att kunna skicka personliga och relevanta erbjudanden till dig.

För att fullgöra rättsliga förpliktelser:

  • Vi behandlar även dina uppgifter i den mån behandlingen är nödvändig för att följa tillämplig lagstiftning, myndighetsbeslut och eventuella andra rättsliga förpliktelser som åvilar Bil & Motor. Till exempel sparar vi uppgifter om ditt avtal med oss i den utsträckning det är nödvändigt för att följa gällande bokföringslag.

Dina personuppgifter behandlas i olika system som samkörs.

 

Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?

Som utgångspunkt behandlas dina uppgifter endast av Bil & Motor. När vi delar uppgifter med externa aktörer såsom vår affärssystemsleverantör Fordonsdata AB är bolaget personuppgiftsbiträde till oss vilket innebär att bolaget behandlar dina uppgifter för vår räkning. Vi delar även uppgifter med andra aktörer som är våra personuppgiftsbiträden t.ex. leverantörer som vi anlitar för datalagring eller annan datahantering, betalningstjänster, distribution av varor eller information, tryck, marknadsföring eller analyser. Personuppgiftsbiträdet har ingen egen rätt att använda eventuella personuppgifter och Bil & Motor ingår biträdesavtal med leverantören.

Bil & Motor kan även komma att lämna ut dina uppgifter till följande aktörer som själva är personuppgiftsansvariga för sin hantering av dina uppgifter:

  • Vi kan komma att lämna ut ditt personnummer och ekonomisk information till kreditföretag för kreditupplysning.
  • Vi kan komma att lämna ut dina kontaktuppgifter och fordonsuppgifter till fordonstillverkare och generalagenten för respektive fordonsmärke. Det är framförallt fråga om fordonsinformation som lämnas ut men för att hantera återkallelser och garantiärenden förekommer även att kontaktinformation utlämnas till dessa aktörer.
  • Vi kan även komma att lämna ut fordonsinformation till andra aktörer inom fordonstillverkarens auktoriserade nätverk för att nätverket ska kunna erbjuda kunder rätt verkstadstjänster.
  • Vi kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till försäkringsbolag när du köper ett fordon av oss eller lämnar in ett fordon för service eller reparation t.ex. vid skadereparationer.
  • Vi kan komma att lämna ut dina uppgifter till myndigheter för att det är nödvändigt eller för att de har rätt till information t.ex. för registrering av fordon i vägtrafikregistret.

Vi vill även upplysa om att det kan vara våra samarbetspartners som är personuppgiftsansvariga när du använder våra verkstadstjänster, köper tilläggstjänster eller produkter som levereras av någon av våra samarbetspartners (t.ex. fordonsinformation som fordonstillverkare samlar in eller information om du tecknar försäkring eller finansiering med finans- eller försäkringsbolag som vi samarbetar med). Dessa aktörer har då ett eget ansvar för att informera dig om hanteringen av dina personuppgifter.

 

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi, och i förekommande fall våra samarbetspartners, har vidtagit flera säkerhetsåtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Vi har redundanta brandväggar med intelligenta intrångsskydd som skyddar mot externa hot för att skydda och förhindra obehörig tillgång till våra nätverk och system. Våra anställda har strikta instruktioner att hantera alla information i enlighet med gällande lagar, regler och policies. Endast de personer som behöver tillgång till system där personuppgifterna lagras ges tillgång och all data är skyddat med accessregler. Analyser genomförs regelbundet, både internt och externt, för att identifiera och korrigera eventuella sårbarheter.

Vi och våra samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EES. I de fall informationen behandlas utanför EES görs detta endast i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

 

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Beroende på vilket ändamål som ligger till grund för en viss behandling av dina personuppgifter sparar Bil & Motor dina personuppgifter under olika lång tid. Vi sparar inte dina uppgifter längre än vad vid har rätt till enligt dataskyddslagstiftning, annan relevant lagstiftning, regler och riktlinjer från olika myndigheter eller rekommendationer från branschorgan. Nedan har vi listat några exempel på hur länge vi sparar dina personuppgifter.

    • När du har köpt våra produkter eller tjänster sparar vi som utgångspunkt dina uppgifter så länge kundförhållandet består och ibland längre för att fullgöra förpliktelser i lag eller avtal.
    • Fordonsinformation sparas under fordonets uppskattade livslängd.
    • I enlighet med gällande lagstiftning har vi rätt att lagra dina kontaktuppgifter för direktmarknadsföring under en tid efter ditt köp eller att vårt avtal löpt ut. Beroende på vad avtalet rör är denna tid olika lång. Bil & Motor kan därför komma att lagra dina kontaktuppgifter för att skicka direktmarknadsföring till dig under den tid vi har rätt att göra så enligt gällande dataskyddslagstiftning, marknadsföringslag och praxis.
  • Om du särskilt lämnat ditt samtycke till att få direktmarknadsföring, nyhetsbrev och påminnelser kommer vi att spara dessa personuppgifter tills du avregistrerar dig eller ber oss sluta kontakta dig.

 

  • I de fall uppgifterna samlats in från tredjeman för att användas för direktmarknadsföring så sparas uppgifterna inte längre än Bil & Motor har rätt till det och där klara regler eller riktlinjer saknas raderas uppgifterna inom ett kalenderkvartal.
  • För bokföringsändamål sparar vi i enlighet med gällande bokföringslagstiftning information som krävs enligt sådan lag om vårt avtal med dig i sju år.  Du har rätt att när som helst återkalla hela eller del av ett lämnat samtycke om behandling av personuppgifter. Återkallelsen av ditt samtycke får dock ingen effekt på vår behandling av dina personuppgifter för tiden innan återkallelsen ägde rum. Du har också rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter för direktmarknadsföring eller profilering.
  • Hur kan du påverka vår behandling av dina personuppgifter?
  • Dina personuppgifter kan sparas längre än vad som angetts ovan i den mån vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.

I enlighet med gällande dataskyddslagstiftning har du rätt att få tillgång till information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig samt rätt att begära rättelse av dina personuppgifter.

Under vissa förutsättningar har du även rätt att begära radering eller begränsning av dina personuppgifter eller invända mot vår behandling. Du har även rätt att under vissa förutsättningar få ut de personuppgifter som du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Du har också rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndighet (tidigare Datainspektionen) eller annan behörig tillsynsmyndighet som utövar tillsyn över företags hantering av personuppgifter. Du behöver aldrig lämna dina personuppgifter till Bil & Motor men för det fall du inte gör det kan vi oftast inte ingå eller fullgöra avtal med dig, undantaget om det är fråga om viss kontaktinformation, t.ex. e-post och uppgiften inte är nödvändig för en specifik transaktion.

 

Kontaktinformation

Om du vill utöva dina rättigheter kan du skicka brev till Bil & Motor på adressen Bil & Motor i Vetlanda AB, Attention: Integritet, Box 160, 574 22 Vetlanda eller maila till Bil & Motor info@toyotavetlanda.se. Har du frågor om kring vår hantering av personuppgifter är du även välkommen att kontakta oss per telefon 0383-76 11 30 och uppge att du söker vår dataskyddsansvarige.

 

______________________ Denna integritetspolicy fastställdes av Bil & Motor i Vetlanda AB den 2018-03-14.

 

 

 

Morgan Johansson                                   David Ljungström

VD                                                            Dataskyddsansvarig